Gängige Konferenzräume stellen meistens das genaue Gegenteil von optimierten, zur Kreativität anregenden Meetingräumen dar, denn in der Regel weisen Konferenzräume eine schlechte Beleuchtung, Stühle ohne ergonomische Ausstattung und einen zu kleinen Tisch auf. Auch verfügen die meisten Meetingräume über eine schlechte Belüftungstechnik, wodurch es häufig zu stickiger Raumluft kommt. Um dieses Szenario zu vermeiden, lohnt sich die genaue Planung eines neuen Konferenzraums, denn mit einigen hilfreichen Tipps und Tricks verwandelt sich jeder Meetingraum in eine wahre Wohlfühloase.
In unserem nachfolgenden Ratgeber zum Thema „Sag mal: Wie richte ich einen Konferenzraum ein“ widmen wir uns allen wichtigen Punkten rundum perfekt eingerichtete Meetingräume.
Zuallererst klären wir, warum eine detaillierte Vorab-Planung für ideale Konferenzräume unerlässlich ist und was es bei der perfekten Anordnung für Meetingräume zu beachten gibt.
Danach richten wir unser Augenmerk auf den Konferenztisch, der das Herzstück eines gut eingerichteten Konferenzraums darstellt und werfen einen Blick auf die richtigen Stühle. Zu guter Letzt erklären wir, warum eine umfangreiche technische Ausstattung und eine optimale Beleuchtung zu jedem gut eingerichteten Meetingraum gehören.
Eine detaillierte Vorab-Planung für ideale Konferenzräume
Um einen Konferenzraum optimal einzurichten, lohnt sich in der Regel eine detaillierte Vorab-Planung, die alle späteren Anforderungen an den Raum erfasst und auswertet.
Hierbei gilt es insbesondere genau zu klären, für welche Verwendungszwecke der Konferenzraum genutzt wird, hierzu zählen beispielsweise Überlegungen wie: Wird der Meetingraum eher für kleine interne oder aber große Meetings mit einer Vielzahl von Personen genutzt, finden in dem Raum auch Lehrgänge oder spezielle Schulungen statt und wird der Meetingraum für Video-Konferenzen in Gebrauch genommen?
Daneben gilt es in die Vorab-Planung auch erste Ideen zur Einrichtung einfließen zu lassen, denn diese sollte genau auf die Art des Unternehmens abgestimmt werden.
Die perfekte Anordnung für Meetingräume
Nach der ausführlichen Vorab-Planung folgt das Festlegen der idealen Anordnung des Konferenzraums, denn diese hat einen entscheidenden Einfluss auf die gesamte Raum-Atmosphäre und letztendlich auch auf die Produktivität. Zu den gängigsten und bewährtesten Formationen zählen hierbei die sogenannte Anordnung in Form eines Blocks, die allseits beliebte U-Form, die quadratische Formation und die klassische runde Sitzanordnung.
Der Konferenztisch, das Herzstück eines gut eingerichteten Konferenzraums
Ein erstklassiger Konferenztisch überzeugt nicht nur durch seine Größe, die gewährleistet, dass alle Teilnehmer der Konferenz ausreichend Platz und Bewegungsfreiheit haben, sondern auch durch eine perfekt angepasste Höhe, die im Bereich von zweiundsiebzig und vierundsiebzig Zentimetern liegen sollte.
Außerdem spielt bei der Einrichtung das Material des Konferenztisches eine entscheidende Rolle, denn auch hierbei muss auf eine spiegelfreie und nicht reflektierende Oberfläche geachtet werden.
Glasflächen oder hochglanzpolierte Tischplatten sind nicht zu empfehlen, wobei insbesondere Platten aus Echtholz oder aber Furnier-Platten eine gute Wahl darstellen.
Um geeignete Konferenztische zu kaufen, lohnt sich oftmals der Kauf im Internet, denn hier winken Angebote, die zu einer erheblichen Einsparung führen können.
Kein Konferenzraum ohne die richtigen Stühle
Neben dem Konferenztisch gilt es auch besonderen Wert auf hochwertige Konferenzstühle zu legen, denn besonders bei längeren Meetings sind Stühle mit ergonomischer Passform, einer ausgeformten, hohen Rückenlehne und Armlehnen Pflicht, um unangenehmen Rückenschmerzen vorzubeugen.
Die technische Ausstattung für Konferenzräume
Je nach Anforderungen an den Konferenzraum gilt es auch die technische Ausstattung genauestens zu planen, wobei Meetingräume über eine technische Grundausstattung verfügen sollten, die eine Kamera, eine WLAN-Verbindung, einen Beamer und einen Flachbildschirm beinhaltet.
Die optimale Beleuchtung für einen Konferenzraum
Ermüdungserscheinungen durch schlechte Lichtverhältnisse lassen sich relativ einfach durch eine optimale Beleuchtung des Konferenzraums entgegenwirken.
Die Beleuchtung sollte, wenn nicht ausreichend Tageslicht vorhanden ist, durch künstliche Lichtquellen ausgeglichen werden, wobei stets auf ein blendfreies und flackerfreies Licht geachtet werden muss.