Hohe Verwaltungskosten, verlorene Schlüssel, die Kosten eines Schlüsselverlustes bedeuten meist eine große Herausforderung. Die Hausverwaltung von Wohnungsunternehmen muss letztendlich den Überblick über die Verwaltung der Schlüssel bewahren, was den Verlust eines Schlüssels zu einer teuren Angelegenheit werden lässt. Große Schlüsselschränke voll mit diversen Schlüsseln und händisch beschrifteten Etiketten sind dabei längst Teil des Arbeitsalltags. Hier kann eine elektronische Schließanlage weiterhelfen.
Ob Sie schon beim Umrüsten sind, nur neugierig oder etwa interessiert an moderner Technik: Dieser Artikel, der eine ausgiebige Zusammenstellung von Fakten um das Thema mechanische, elektronische und mechatronische Schließsysteme darstellt, soll dazu dienen, all Ihre Fragen darüber zu beantworten.
Was sind eigentlich Schließanlagen?
Mechanische Schließanlagen: Schließanlagen sind eine Kombination von Schlüssel und dazugehörigen Schließzylindern. Diese sind im Schließsystem miteinander abgestimmt, somit bieten bestimme Schlüssel zu den dazugehörigen Türen Zugang.
Elektronische Schließsysteme: Hier handelt es sich um eine Alternative zu herkömmlichen mechanischen Schließanlagen. Sie bestehen üblicherweise aus elektronischen Türkomponenten, wie etwa einem elektronischen Türschloss, Schließmedien, Wandlesegeräten oder auch Transpondern für Schlüsselkarten. Was natürlich auch dazugehört, ist eine spezielle Software für eine zentrale Schlüsselverwaltung.
Theoretisch ist es übrigens auch möglich, elektronische und mechanische Systeme zu verbinden. Hierdurch lassen sich zu den elektronischen Funktionen auch mechanische Elemente nutzen. So etwas nennt man dann ein mechatronisches Schließsystem.
Wie Sie wahrscheinlich bereits bemerkt haben, gibt es sehr unterschiedliche Varianten von Schließanlagen. Allerdings sollte jedes System bestimmte Anforderungen erfüllen.
Die Probleme einer herkömmlichen Schlüsselverwaltung
Manuelle Protokollierung, chaotische Schlüsselschränke, und zeitintensive Schlüsselübergaben stellen eine große Verantwortung dar – ein Schlüsselverlust wäre der blanke Horror. Die Herausforderungen und Probleme einer Schlüsselverwaltung sind gewaltig. Herkömmliche Schließanlagen werden diesen Anforderungen oftmals nicht gerecht, kosten viel Arbeitszeit und verursachen entsprechende Folgekosten.
Bei einem durchschnittlichen deutschen Mehrfamilienhaus fallen in etwa jährlich mehr als 2.000 Euro für die Verwaltungskosten der Schlüssel an. Wenn man das auf die 3,5 Millionen Mehrfamilienhäuser in Deutschland hochrechnet, sind das Schlüsselverwaltungskosten von 6,68 Milliarden Euro pro Jahr.
Die Hausverwaltung stellt hierbei ein Bindeglied zu den diversen Dienstleistungsunternehmen wie z.B. www.alarm-technik.eu dar. Diese regelt zum Beispiel oftmals die Übergabe von Schlüsseln an Entsorger und Handwerker. Diese Prozesse verursachen oft Fehler, die wiederum schwere Folgen mit sich bringen können. Beim Verlust nur eines Schlüssels muss nicht selten die gesamte Schließanlage ausgewechselt werden.
Wozu ist eine Schließanlage überhaupt notwendig?
Für größere Gebäude, bei denen mehrere Menschen Zutritt verlangen, ist ein Schließplan eine überaus komplizierte Angelegenheit. Schließsysteme ermöglichen die Weitergabe von Zutrittsrechten in unterschiedliche Räumlichkeiten und an unterschiedliche Personen. Hausmeister und Müllentsorger benötigen beispielsweise andere Zutrittsrechte als Mieter oder Hauseigentümer.
Bei mechanischen Anlagen verschließen die Schlüssel damit nicht alle Schlösser des Gebäudes, sondern nur ausgewählte Schlösser. Manche elektronische Anlagen ermöglichen beispielweise den Zutritt per Transponder oder per Schlüsselkarten, außerdem sind diese mit einem Computer einfach verwaltbar.
Fakten zur elektronischen Schließanlage
Eine elektronische Schließanlage besteht im Gegensatz zur mechanischen Schließanlage aus diversen elektronischen Komponenten, diese digitalisieren die Vergabe der Eintrittsrechte und erleichtern somit den Zutritt.
Aus welchen Komponenten besteht ein elektronisches Schließsystem?
Im Grunde genommen setzen sich fast alle elektronischen Schließsysteme aus denselben Komponenten zusammen, diese wären:
- Zutrittsmedien / Schließmedien
- Elektronische Türkomponenten
- Netzwerke
- Zentrale Verwaltungssoftware
Um die diversen Vorteile eines elektronischen Schließsystems zu nutzen, muss man als erstes eine Art KI für Türen implementieren. Hierfür werden die Türen oftmals mit elektrischen Türkomponenten ausgerüstet. Um die Türen zu öffnen kommen die verschiedenen Schließmedien zum Einsatz. Transponder werden zum Beispiel durch Smartphones und Metallschlüssel durch sogenannte RFID-Karten ersetzt. Dadurch erhält man den enormen Vorteil, die Kontrolle der Zutrittsrechte dezentral nutzen zu können. Hierfür muss man den finalen Baustein, die Vernetzung der Schließanlagen mit den elektronischen Türkomponenten, also die Verbindung zum Internet einrichten.
Wie funktioniert eine digitale Schlüsselverwaltung?
Ein Tool zum Verwalten der Zutrittskontrolle ist hierbei das Kernstück des Systems. Das kann eine Software sein, die an einer gewissen Anzahl von Computern installiert werden sollte und zusätzlich gekauft werden muss. Ein browserbasiertes Tool stellt eine weitere Möglichkeit zur Verwaltung dar. Dieses wäre eine Art von Plattform, die überall und jederzeit über einen herkömmlichen Internetbrowser abrufbar ist. Ein Vorteil hierbei ist es, dass es die Verwaltung vereinfacht und das eine Kontrolle, ganz ohne Computer- oder Bürobindung sowie unabhängig von Arbeitszeiten, möglich ist.
Sind bereits genutzte Verwaltungssysteme in das neue System integrierbar?
Es existieren elektronische Schließanlagen, die mithilfe von sogenannten API Schnittstellen in andere Systeme integrierbar sind. Somit ist es möglich, diverse Funktionen der Schließanlage in ein ERP-System einzubinden und zu integrieren. Damit können ohne eine aufwändige Doppelverwaltung zeitgleich Eintrittsrechte etwa an Handwerker oder Hausmeister vergeben werden.
Was kostet ein elektronisches Schließsystem?
Unterschiedliche Modelle werden von den verschiedensten Anbietern angeboten und auf die jeweiligen Kunden zugeschnitten. Im Grunde genommen gibt es hier 2 verschiedene Kostenarten die anfallen:
- Nutzungsgebühren: Das sind Kosten für die Nutzung der Applikationen und der Verwaltungssoftware. Außerdem fallen weitere Kosten für etwaige Wartungs- und Serviceverträge an.
- Einmalige Investitionskosten: Das sind beispielweise Kosten für Türkomponenten, Lizenzen, Schließmedien und für die Einrichtung der Verwaltungssoftware.
Die Finanzierungsmodelle für die verschiedenen Schließsysteme variieren von Anbieter zu Anbieter.
Wie sicher sind elektronische Schließsysteme?
Wenn es um die verschiedenen Schließanlagen geht, ist Sicherheit bei allen ein zentrales Thema. Folgende Punkte sind bezüglich der Sicherheit von Schließsystemen ausschlaggebend:
- Stromausfall
- Gebäudesicherheit
- Erreichbarkeit des Herstellers
- Sicherung des Nutzerkontos
- Tracking
Die Privatsphäre der Mieter genießt hierbei die höchste Priorität. Ein elektronisches Schließsystem ist daher kein Kontrollwerkzeug, sondern trägt vielmehr zur Sicherheit der Bewohner bei. Im Regelfall gewinnt die Gebäudesicherheit mit einer elektronischen Schließanlage an Sicherheit. Metallschlüssel hingegen stellen traditionell eher ein hohes Sicherheitsrisiko dar. Sollte ein Schließmedium verloren gehen, kann dieses bei den meisten elektronischen Schließanlagen aus der Ferne gesperrt werden. Somit wird der Schlüssel für einen Einbrecher direkt unbrauchbar. Um einen Missbrauch dieser Verwaltungsfunktionen zu vermeiden, sollte das Nutzerkonto allerdings gut geschützt sein.
Lohnt sich eine Umrüstung auf eine elektronische Anlage?
Hier noch einmal die wichtigsten Punkte, die für eine elektronische Schließanlage sprechen zusammengefasst:
- Illegale Schlüsselkopien sind unmöglich
- Höhere Sicherheit im Falle eines Schlüsselverlustes
- Eine Erweiterung des Systems ist stets möglich
- Verschiedene Zutrittsmodelle werden kombiniert
- Es fallen reduzierte Kosten an
- In der Regel stellt es eine Wertsteigerung der Immobilie dar
Jetzt wäre der ideale Zeitpunkt um auf eine effizientere Schlüsselverwaltung umzustellen. Die Systeme sind moderner und günstiger denn je.
(Bilderquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)