Während die Digitalisierung erhebliche Fortschritte in vielen unserer Lebensbereiche verzeichnet, sind im unternehmerischen Bereich die Buchhaltung und das Rechnungswesen grundlegend auch davon betroffen. Moderne Softwarelösungen tragen dazu bei, mehr Effizienz und Transparenz zu erhalten und Fehler zu vermeiden. Eine zuverlässige Buchhaltungssoftware bringt Vorteile für kleine und große Unternehmen. Die Wahl der Buchhaltungssoftware für das Rechnungswesen im Betrieb trägt wesentlich zum Unternehmenserfolg bei.
Grundlagen der Buchhaltung und des Rechnungswesens
Die Buchhaltung dient zur systematischen Erfassung aller Geschäftsvorfälle. Rechnungswesen als übergeordneter Begriff schließt sowohl die Buchhaltung, die Kostenrechnung, sowie Planung und Statistik ein. Die gesetzlichen Anforderungen sind im GoBD, HGB un der DSGVO hinterlegt.
Hinter der Abkürzung GoBD steht: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die elektronische Buchführung steuerlich anerkannt wird.
Das HGB, das Handelsgesetzbuch ist das zentrale Gesetzeswerk des deutschen Handels und dient als Basis für das Handelsrecht in Deutschland.
DSGVO bedeutet Datenschutzgrundverordnung. Diese ist eine europäische Verordnung zum Schutz personenbezogener Daten.
Herausforderungen ohne geeignete Software
Erfolgt die Buchführung manuell – also ohne geeignete Software – ist der Aufwand hoch und das Ergebnis fehleranfällig. Medienbrüche und Dateninkonsistenzen stellen eine Problematik dar. Die Auswertungen sind zeitaufwändig und es könnte zu Schwierigkeiten bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben geben. Zudem könnte ein Mangel an Skalierbarkeit entstehen, wenn das Unternehmen wächst.
Vorteile moderner Buchhaltungssoftware
Moderne Buchhaltungssoftware automatisiert Routineaufgaben. Das können die Belegerkennung sein oder Buchungsvorschläge. Eine Echtzeitauswertung ist per Knopfdruck oder als Bereich im Dashboard möglich. Buchhaltungssoftware gibt es inzwischen als Cloud-Lösung und wird damit ortsunabhängig im Zugriff. Zudem werden Backups der Cloud automatisch durchgeführt. Buchhaltungssoftware ist kompatibel und lässt sich in ERP-Systeme, CRM-Software oder dem Online-Banking integrieren. Außerdem besteht Revisionssicherheit und GoDB-Konformität.
Auswahlkriterien für die richtige Software
Welche Software in Betracht kommt, ist einerseits abhängig von der Unternehmensgröße und Unternehmensstruktur. Auch Branchenanforderungen, wie beispielsweise aus dem Handwerk, dem E-Commerce oder Dienstleistungsbereich fallen unterschiedlich aus. Ein Frage die bei der Anschaffung von Buchhaltungssoftware im Raum steht, ist in welchem Umfang die Anwender Support erhalten und wie anwenderfreundlich die Software selbst ist. Lässt sich die Software skalieren und erweitern? Wie stellt sich das Kosten-Nutzen-Verhältnis das? Welche Schnittstellen versorgt die Software zu Steuerberatern oder Finanzämtern?
Marktüberblick: Beliebte Buchhaltungssoftwares
- Lexware, DATEV, sevDesk, Sage, FastBill, BuchhaltungsButler, Debitoor
- Unterschiede in Funktionsumfang, Preisstruktur, Zielgruppen
- Cloud vs. On-Premise
- Open-Source-Alternativen
Zukunftstrends im Rechnungswesen
Die Künstliche Intelligenz wird zukünftig beim Rechnungswesen eine Rolle spielen – beispielsweise bei der Klassifikation von Belegen oder Prognosen. Steuererklärungen könnten weiter automatisiert werden.
Ein weiteres Stichwort ist Nachhaltigkeitsreporting. Moderne Buchhaltungs- oder ERP-Systeme verarbeiten klassische Finanzkennzahlen. Dazu kommen könnten Zahlen über die ökologische und soziale Nachhaltigkeit aus dem Unternehmen. In einem Reporting könnten Auswertungen unter anderem zur CO₂-Emissionen, dem Energie- und Wasserverbrauch, Lieferketten-Transparenz, Diversität im Unternehmen und den Arbeitsbedingungen bzw. Menschenrechte aufgeführt werden.
Fassen wir zusammen: Die richtige Buchhaltungssoftware ist kein Luxus und bedeutet unter anderem einen Wettbewerbsvorteil. Langfristig werden Zeit und Kosten gespart, wenn in die zum Unternehmen passende Software investiert wird. Beratung und Überprüfung durch Experten können Fehlentscheidungen verhindern. Die Digitalisierung in der Buchhaltung wird weiter fortschreiten.
(Bildquelle: Pixabay.com – CC0 Public Domain)